Siz de saatler süren, hiçbir sonuca ulaşılmayan ve günlük iş akışınızın çoğunluğunu kaplayan toplantılardan sıkıldınız mı? Ocak başında Dijital Topuklar’da yayımlanan İşbirlikçi Liderlik Sanatı başlıklı yazıda iş dünyasında çalışma biçimlerinin ve karar alma süreçlerinin farklılaştığı ve artık işbirliğine dayalı yöntemlere gereksinim duyulduğundan söz ediliyordu. İlgili yazıda Art of Hosting (Ağırlama Sanatı) prensiplerinden de bahsedilmiş. 2016 yılında Alpbach Avrupa Forumu’nda Ağırlama Sanatı üzerine eğitim aldım ve öğrendiğim bazı teknikleri iş yaşamımda uyguladım. Bu yazıda kısaca bu yaklaşımın temel prensiplerinden bahsetmek istiyorum. Hangi sektörde olursanız olun -günlük sohbetlerinize bile- ilham verebileceğine inanıyorum.
Klasik toplantı akışında katılımcılar ve toplantıyı yöneten (moderatör, kolaylaştırıcı, yürütücü ya da toplantı başkanı) kişiler yer alır. Katılımcı ve yönetici ikilemi içinde ister istemez hiyerarşik bir yapılanmadan söz etmek mümkün. Yöneten kişi katılımcılara belirli bir süre içinde danışmakla yükümlüdür ve çoğunlukla toplantının içeriği elvermiyorsa kendi görüşlerini paylaşmaz.
Küçük topluluklardaki toplantıların çember düzenini hatırlayalım. Aslında karar alma süreçlerinde her bireyin eşit hakka ve söze sahip olduğu yöntemler hep vardı. Bu bilgeliğe günümüz organizasyonlarında yer vermek çeşitli kısıtlılıklardan ve kültürel karar alma yaklaşımlarından dolayı mümkün olmuyor. Müthiş becerikli ve zeki insanlar bir araya gelip saatlerini hiçbir yere varmayacak toplantılarda harcıyorlar. Bunun sonucunda toplantılardan bıkmış, artık hiçbir işe yaramadığına inanan, “Bırakın ben kendi işimi kendim yapayım,” diyen bir güruh oluşurken, “verimlilik” dilimize pelesenk olmaktan öteye gidemiyor.
Oysa bir elin nesi var iki elin sesi var. Kolektif bir çalışma çok daha yararlı olabilecekken biz en başından bunu engelliyoruz.
Çemberleri, atölyeleri, katılımcı yaklaşımları bu aralar sıklıkla duymamız boşuna değil . İlginç bir şekilde eski kadim bilgelikleri hem bireysel düzlemde hem de kurumsal düzlemde yeniden keşfediyoruz.
Bu yazıda değineceğim yaklaşımın adının Ağırlama Sanatı olması da bir tesadüf değil. Sohbet yönetmenin bir sanat olduğu varsayımından yola çıkarak, bir araya gelen kişilerin ortak zekasını işe katmanın da bir beceri olduğunu söylüyor. İsmi “ağırlama”, çünkü toplantıyı düzenleyen kişinin sadece katılımcıları değil, aslında “kendini” de toplulukla birlikte ağırladığı bir yöntem. Temel hedef tüm katılımcılarla birlikte çeşitli teknikleri izleyerek ortak bir şey üretmek (co-create).
Basit bir örnek verelim. Evinizde misafir ağırlıyorsunuz; evin düzeni, sunulacakların ne olduğu, hatta kimin nerede oturacağına karar veren sizsiniz. Misafirleriniz geldiğinde siz sohbete katılmayacak, o yemeklerden yemeyecek ve bu birlikteliğin bir parçası olmayacak mısınız? Elbette hayır. Fikir yaratma süreçlerinde neden aksi olsun?
Resmi bir toplantı olmak zorunda değil, bir karara varmanız gereken ya da bir tasarı planlayacağınız herhangi bir süreçte insanlarla bir araya geldiğiniz bir durumu düşünün. Aynı misafir ağırlar gibi konuşulacakların içeriğini, oturma düzenini, kullanılacak malzemeleri siz belirleyecek, hem misafirleri ağırlayan hem de sürece katılımcılarla eşit derecede katkı sağlayan kişi olacaksınız.
Bu bağlamda Ağırlama Sanatı’nın birbiriyle ilişkili dört temel prensibi var:
- Anda olmak ve olanı fark etmek
- Konuşmalara katılmak
- Konuşmaları ağırlamak
- Birlikte üretmek
Anda olmak ve olanı fark etmek
Düzenlediğiniz toplantı, etkinlik, atölye, tartışma vb. ne olursa olsun hedefinize ulaşmanızın ilk adımı; kendinizin farkında olarak o anda kalabilmek. Bu şekilde ifade edildiğinde kulağa çok basit gelen bu yaklaşım ne yazık ki her zaman mümkün olmuyor. Anda kalabilmek pratik, disiplin ve hazırlık; olanı fark edebilmekse tüm algılarınızın açık olmasına ve kendi katkılarınızın sınırlılığının farkında olmanıza gereksinim duyuyor. Yoğun iş yaşamında toplantı sırasında maillerini kontrol eden, aynı anda kafasında birçok farklı sorunu çözen dolayısıyla tam anlamıyla orada olmayan kişilere sıklıkla rastlarsınız. Bu artık günümüzün olağanı oldu. İki kişi sohbet ederken bile dikkatlerinin dağılabileceğini gözlemlemek mümkün.
Benzer biçimde, herkesin katkısı eşit derece önemli olduğu için, sizin olduğunuz kadar tüm katılımcıların da anda kalmasını sağlamak yaratım sürecine büyük katkı sağlar. Bunu sağlayabilmek için bir seçenek toplantıya başlarken herkese o anda sürece dahil olmalarını engelleyecek herhangi bir durum yaşayıp yaşamadıklarını sormak. Katılımcılardan herhangi birinin çocuğu hastaysa, beklediği önemli bir telefon ya da yetiştirmesi gereken bir rapor varsa kendini toplantıya tam anlamıyla veremeyebilir. Bu basit soru günümüz toplantılarında yaşanan birçok sorunu tek bir kalemde çözebilir. Herkes kendi durumuna saygı duyulduğunu ve eşit derecede değer verildiğini hissettiği an ortak bir şey üretmeye daha derin bir istekle katılacaktır. Aynı şekilde siz de kendi özel durumunuzu paylaşarak olası bir hiyerarşik yaklaşımı kendiliğinden ortadan kaldıracaksınız.
Konuşmalara katılmak
Söz gümüşse, sükut altındır. Ağırlama Sanatı’nda ikisi de aynı ölçüde önemli. Gerektiğinde küçük bir çocuk merakıyla dinleyebilmek, mümkün olduğunca ön yargıda bulunmadan bir öğrenci hocasını dinliyormuşcasına söylenilenleri kaydetmek, katkı sunacağınız noktalarda da katılımcı gibi konuşmalara katılmaya açık olmak çok önemli. Konuşmak da bir sanattır. Siz de bir sanatçı gibi o konuşmanın akışına kendinizi bıraktığınızda ve dengeyi bulduğunuzda kelimenin tam anlamıyla “ağırlama sanatını” icra etmiş olursunuz.
Bunun için hazırlık yapmak, konuşmalar tıkandığında doğru sorularla diğer katılımcıları yönlendirmeyi becerebilmek, ele alınacak konuya gerçekten hakim olmanız gerek. Her şeyden önemlisi dinlemeyi öğrenmeliyiz. Anda kalmanın da bu anlamda katkısı büyük, sazı eline alan birini tekrar konunun odağına çekebilmek ya da suskun birinin fikrini paylaşmasını sağlayabilmek için algılarınızın hep açık olması çok işinize yarayacaktır.
Konuşmaları ağırlamak
Misafirlik benzetmesinden devam edersek elbette bir araya gelmek için ön koşul ilgilileri davet etmekle başlıyor. Kimin gerçekten katkı sağlayacağını belirledikten sonra onları sadece toplantıda mevcut kılmak yeterli değil. Toplantı sırasında da katıldıklarından ve katkı sunduklarından emin olmalısınız. Dolayısıyla gerektiğinde soru sormaktan ve görece sessiz kişileri fikirlerini paylaşmak için cesaretlendirmekten çekinmemek gerekiyor.
Burada yine hazırlık ve tasarı çok önemli. Hangi konular hangi sırayla işlenecek, hangi teknikler kullanılarak oturumlar planlanacak bunların önceden belirlenmesi herkesin fikre eşit katkı sunmasını ve ortak paydada birleşmesini hızlandıracaktır.
Birlikte üretmek
Bu sanıyorum bireyselliğin ön planda olduğu günümüz iş dünyasında en çok zorlanılacak aşama. Yukarıda yer alan tüm prensiplerin bir işe yaraması için diğerlerinden öğrenmeye açık olmak ve fikirlerini paylaşmak konusunda cömert bir yaklaşım sergilememiz gerekiyor. Ortaklıklara açık olmak, kişisel çıkarları görmezden gelerek topluluğun (ve elbette ulaşılmak istenen hedefin/çözümün/fikrin) iyiliğini ön plana almayı becerebilmek sürecin sonunda elde edilecek fikrin sürdürülebilir olmasını sağlayacaktır. Kimin ne dediği bu noktada önemli değildir. Yönetim kadrosu tarafından alınan ve isteksizce uygulanan bir karara nazaran, herkesin ortak paydada buluştuğu ve eşit derecede katkı sağladığı bir fikrin uzun soluklu olması çok daha olasıdır.
Umarım bu temel prensipler sadece iş hayatınıza değil gündelik yaşamınıza da ilham verir. Biraz kişisel farkındalığın, öğrenmeye açık olmanın ve disiplinle hazırlanmanın konuşmalarınızda büyük değişimler yaratacağına inanıyorum.
♦
